2024-05-09 Capacitación virtual- UAN: Caso de éxito de actualización de DSpace 6 a DSpace 7

Esta capacitación virtual fue impartida por el experto técnico en DSpace, Rogelio Campos.

Por eScire | Puebla, México | ​​9 de mayo de 2024.

El pasado 9 de mayo, se llevó a cabo de forma virtual, por eScire, la capacitación virtual impartida por el experto técnico en DSpace, Rogelio Campos, quien explicó a detalle sobre la administración de registros para revisores, destacando los avances y mejoras clave que acompañaron la migración de la versión 6 a la versión 7 de la plataforma. Esta fue impartida para la institución Universidad Antonio Nariño de Colombia.

Enlace a la grabación: https://www.youtube.com/watch?v=hIz6beFAzgM

Enlace al video resumen: https://www.youtube.com/watch?v=AXkmvd104kA

Durante la sesión de capacitación, se abordaron diversos aspectos técnicos y operativos que conlleva esta actualización. Los participantes pudieron explorar la nueva interfaz de DSpace 7, más intuitiva y eficiente, y familiarizarse con las nuevas tecnologías implementadas. Uno de los cambios significativos es el uso del protocolo de autenticación de DSpace, que permite a los usuarios ingresar con credenciales ya existentes en otros sistemas institucionales, facilitando así el acceso y la gestión de registros. 

La jerarquía de colecciones y comunidades en DSpace 7 fue otro punto clave de la capacitación. Rogelio explicó cómo se estructuran las comunidades, subcomunidades y colecciones, y cómo los registros o ítems se agrupan bajo estas categorías.  Los administradores y usuarios con diferentes roles pueden gestionar y enviar contenidos a las colecciones asignadas, optimizando el flujo de trabajo y la organización de los documentos. 

Uno de los avances más notables en la nueva versión es la gestión de metadatos. DSpace 7 permite el uso de diversos estándares internacionales y locales para la descripción de objetos digitales, como Dublin Core, DC Terms y otros. Esto no solo mejora la visibilidad y el acceso a los contenidos del repositorio, sino que también facilita la interoperabilidad con otras plataformas y sistemas. 

La UAN ha aprovechado estas mejoras para optimizar la carga y edición de contenidos. Con la nueva plantilla de envío de ítems, los usuarios pueden ingresar metadatos de manera más eficiente y precisa. Además, la plataforma permite definir plantillas para metadatos que se mantendrán constantes en todos los envíos a una colección específica, mejorando así la consistencia y calidad de los registros. 

La capacitación también abordó la importancia de la correcta entrada de metadatos y el uso de vocabularios controlados para asegurar la calidad de la información. Campos destacó cómo DSpace 7 permite la edición y actualización de metadatos, así como la gestión de archivos asociados a cada registro, como PDFs y miniaturas generadas automáticamente por el sistema. 

La implementación de DSpace 7 en la UAN no solo ha mejorado la gestión interna del repositorio, sino que también ha aumentado la visibilidad y el acceso a los contenidos académicos y de investigación de la universidad. Con herramientas avanzadas para la curación de metadatos y la capacidad de manejar restricciones de acceso y embargos, la UAN ha logrado un repositorio más robusto y eficiente, alineado con los estándares internacionales. 

Este caso de éxito demuestra cómo la UAN ha sabido adaptarse a los cambios tecnológicos y maximizar el potencial de DSpace 7 para beneficio de su comunidad académica y de investigación. La universidad continúa siendo un referente en la gestión de repositorios digitales, destacando por su compromiso con la calidad y la accesibilidad de la información. 

Este artículo muestra cómo la UAN ha logrado una transición exitosa a DSpace 7, destacando las mejoras y beneficios alcanzados, y sirve como inspiración para otras instituciones que buscan optimizar sus repositorios digitales. 

Ficha Técnica

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2024-05-09 Virtual Training - UAN: Successful update case from DSpace 6 to DSpace 7

This virtual training was given by DSpace technical expert Rogelio Campos.

By eScire | Puebla, Mexico | ​​Mayo 9, 2024.

On May 9, eScire conducted a virtual training session with DSpace technical expert Rogelio Campos, who explained in detail about records management, highlighting the key advances and improvements that accompanied the migration from version 6 to version 7 of the platform. This was given for the institution Universidad Antonio Nariño de Colombia.

Link to the recording: https://www.youtube.com/watch?v=hIz6beFAzgM

Link to video summary: https://www.youtube.com/watch?v=AXkmvd104kA

During the training session, various technical and operational aspects of the upgrade were covered. Participants were able to explore the new, more intuitive and efficient DSpace 7 interface and become familiar with the new technologies implemented. One of the significant changes is the use of the DSpace authentication protocol, which allows users to log in with credentials already existing in other institutional systems, thus facilitating access and records management. 

The hierarchy of collections and communities in DSpace 7 was another key point of the training. Rogelio explained how communities, sub-communities and collections are structured, and how records or items are grouped under these categories.  Administrators and users with different roles can manage and send content to assigned collections, optimizing workflow and document organization. 

One of the most notable advances in the new version is metadata management. DSpace 7 allows the use of various international and local standards for the description of digital objects, such as Dublin Core, DC Terms and others. This not only improves visibility and access to the repository's contents, but also facilitates interoperability with other platforms and systems. 

UAN has taken advantage of these enhancements to optimize content uploading and editing. With the new item submission template, users can enter metadata more efficiently and accurately. In addition, the platform allows the definition of metadata templates that will remain constant across all submissions to a specific collection, thus improving the consistency and quality of records. 

The training also addressed the importance of correct metadata entry and the use of controlled vocabularies to ensure information quality. Campos highlighted how DSpace 7 allows the editing and updating of metadata, as well as the management of files associated with each record, such as PDFs and thumbnails automatically generated by the system. 

The implementation of DSpace 7 at UAN has not only improved the internal management of the repository, but also increased visibility and access to the university's scholarly and research content. With advanced tools for metadata curation and the ability to handle access restrictions and embargoes, UAN has achieved a more robust and efficient repository, aligned with international standards. 

This success story demonstrates how UAN has been able to adapt to technological changes and maximize the potential of DSpace 7 for the benefit of its academic and research community. The university continues to be a benchmark in digital repository management, standing out for its commitment to quality and accessibility of information. 

This article shows how UAN has successfully transitioned to DSpace 7, highlighting the improvements and benefits achieved, and serves as an inspiration for other institutions seeking to optimize their digital repositories.

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